Cómo usar políticas y listas de verificación de cambio de turno para mejores resultados de OEE
Los procesos digitales de cambio de turno mejoran la comunicación entre turnos, alimentan mejor los procesos de SIC e incluso reducen la caída de producción durante los cambios de formato. A largo plazo, la capacidad de detectar tendencias y dar seguimiento a los resultados puede mejorar drásticamente los puntajes de OEE.
Además de los datos accionables aprovechados mediante las rutinas de gestión operativa, una plataforma digital integral puede ofrecer a las organizaciones un extenso sistema de reportes que apoya cambios de turno fluidos.
¿Qué debería incluir un proceso de cambio de turno?
Al final de un turno, los datos operativos clave, los KPI, los paros no planeados y la información de defectos deben transferirse al siguiente grupo de operadores y a la gerencia.
Comunicación del líder de turno saliente al entrante
El proceso de cambio y las métricas necesarias variarán según el rol y dependerán del tipo de línea de producción. Por ejemplo, un operador de máquina necesitará KPI diferentes en comparación con el gerente de turno, pero la importancia de una comunicación efectiva en el proceso de cambio sigue siendo fundamental para todos los tipos de roles.
Si no hay ninguna forma de digitalización, hacia el final del turno, el gerente de línea hablará con cada operador para recopilar información de desempeño sobre los principales contratiempos y paros, incluyendo la causa raíz y la duración de cada evento.
Esta tarea depende de que el operador asigne la «falla», y la precisión en los paros se redondea, es decir, «unos 5 minutos» o «1 hora». Sin un sistema de seguimiento digital, la precisión en tiempo real es casi imposible de lograr.
Si este proceso se realiza de forma integral, tomaría 5 o 6 minutos hablar con cada uno de los operadores en la planta o en una línea específica... este tiempo se acumula, especialmente en plantas más grandes.
Usando una solución digital, la información se puede dar seguimiento automáticamente, en tiempo real, y recopilarse a lo largo del turno. El resultado: un reporte de cambio de turno de extremo a extremo, detallado y preciso.
Pero, ¿qué es exactamente un reporte de cambio de turno?
Reporte de cambio de turno
Un reporte de cambio de turno es una pieza muy importante de la documentación de planta que captura toda la información relevante que ha ocurrido durante el turno saliente. Estos tipos de reportes varían significativamente entre empresas. Pero un reporte de cambio de turno exhaustivo debería incluir, como mínimo, cierta información específica.
Veamos más de cerca qué contiene exactamente un reporte de cambio de turno.
¿Qué es un reporte de cambio de turno?
Como gran parte de la documentación en la planta y las oficinas, los reportes de cambio de turno a menudo se basan en Word o Excel. Las listas de verificación, diversos puntos de datos operativos y algunos campos para comentarios se pueden capturar manualmente y transmitir al siguiente equipo.
Los reportes de cambio de turno también a veces se envían por correo electrónico al líder de turno entrante y se copia al gerente de turno. Aunque esto pueda marcar la casilla de «digital», en realidad, al usar el correo electrónico, se crea una brecha en la comunicación. La transferencia no se discute cara a cara, lo que casi con certeza resulta en información o matices perdidos. Los correos electrónicos tampoco se comparten en toda la organización, lo que crea un vacío en la recopilación de datos y la transparencia.
En resumen, la información de un reporte de cambio de turno se usa para optimizar la producción del próximo turno o turnos.
¿Qué debería incluirse en un cambio de turno?
KPI de OEE incluyendo las mayores pérdidas por paros
El software para el monitoreo de OEE y un rastreador de paros son una medida de la productividad de manufactura y son un indicador especialmente bueno de las pérdidas y los paros. En el cambio de turno, conocer el puntaje de OEE del turno saliente es información crucial.
Si el OEE varía drásticamente del promedio, debe haber una buena razón. Un OEE bajo es indicativo de pérdidas: podría ser una avería de máquina, falta de trabajadores o problemas de calidad. Un OEE superior al promedio significa que la línea está funcionando muy bien, o podría ser una señal de que la medición del desempeño de los activos necesita calibrarse.
Al participar en un sistema de TPM (Mantenimiento Productivo Total) y minimizar las Seis Grandes Pérdidas, el OEE se puede maximizar en toda la planta y en la organización en su conjunto.
Gestión de personal(relacionada con salud y seguridad, ausencias)
Desde la perspectiva de la mano de obra, un reporte de cambio de turno debería explicar el panorama completo del personal disponible. Quién está presente, quién está ausente y si hay reemplazos. ¿Hubo alguna lesión, casi accidente u otro problema de salud y seguridad? Toda esta es información vital que debe incluirse en el reporte de cada turno.
El gerente de turno entrante debe estar al tanto de cualquier parte de la producción que pueda requerir recursos adicionales para volver a ponerla al día, o áreas que puedan ser potencialmente peligrosas para el personal.
Parámetros de las máquinas
(ajustes; es decir, tener en cuenta los materiales de producción que no cumplen con el estándar)
Cualquier ajuste a las máquinas o equipos debe comunicarse en el cambio de turno y en el reporte. Cada operador entrante debe estar al tanto de los cambios en las configuraciones estándar o si ciertos equipos están funcionando de forma diferente o fuera de especificación.
Los propios cambios de formato(del producto A al B, cualquier contratiempo)
Cada cambio de formato de producto —por ejemplo, si una línea de embotellado cambió de botellas de 330 ml a 500 ml— debería incluirse en la comunicación del cambio de turno. ¿Hubo algún problema que llevara a problemas de calidad, paros no planeados o fallas de equipos? El turno entrante puede usar esta información para prepararse mejor ante los cambios de formato de producto que ocurran durante su próximo turno.
Cualquier cosa que se desvíe de lo habitual
Deben anotarse las irregularidades, tanto positivas como negativas. ¿Eficiencia más alta de lo normal? ¿Más baja de lo normal? ¿Hay algún equipo o herramienta que se haya estado comportando de forma extraña? Todo este tipo de información que apunta a irregularidades es extremadamente útil para que los gerentes de turno y operadores entrantes puedan anticipar cualquier problema potencial.
No se puede exagerar la importancia de capturar toda esta información. Cualquier detalle que no esté en el reporte de cambio de turno se perderá. La información del turno no solo es vital para los operadores y el equipo de liderazgo entrantes, sino que dar seguimiento a los detalles del turno proporciona conocimientos para la optimización de la línea de producción, la planeación y las inversiones tanto a corto como a largo plazo.
El papel de las listas de verificación digitales por turno y las listas de verificación «previas al vuelo» de cambio de turno
El futuro de los cambios de turno será digital. En la fábrica del futuro, los fabricantes usarán sistemas de software integrales que simplifican y mejoran los procesos clave y los reportes de los cambios de turno. Estas metodologías integrales incorporan y combinan todos los datos de turno requeridos, incluyendo verificaciones y KPI, para lograr reportes precisos y actualizados.
Los usuarios designados pueden configurar plantillas estándar para completar verificaciones y asignar tareas a cada área y estación de control. Si los operadores no están seguros de los procesos antes, después o durante su turno, hay videos instructivos y ayudas visuales disponibles para reforzar su SOP, en un dispositivo móvil o laptop mediante una aplicación para un acceso más fácil.
¿Qué son las listas de verificación por turno y las «previas al vuelo»?
Las verificaciones previas al vuelo son controles esenciales antes de cada turno.
Para los operadores, estas verificaciones previas al vuelo muestran las acciones pendientes y completadas. Confirmarán que tienen las herramientas, los materiales, el conocimiento y las verificaciones de limpieza correctos para garantizar un turno exitoso.
Para los líderes de turno, las verificaciones pueden describir la disponibilidad del personal, el espacio de almacén, los materiales, el plan de producción, así como si van adelantados o atrasados en tiempo.
Las verificaciones por turno = información y comunicación estructuradas
Para un líder de equipo, las verificaciones por turno proporcionan un registro al que puede recurrir. Dentro de una plataforma digital, los datos históricos se pueden extraer en segundos para validar y verificar cualquier métrica operativa dada.
Desde la verificación previa al vuelo, los líderes de equipo pasan a lo que a menudo se llama una «reunión de 24 horas», o revisión diaria, con información en tiempo real que se recopila directamente según el SKU de producción del turno.
¿Qué hace bueno a un cambio de turno?
Cómo se verá un cambio de turno y el tipo de documentación que resulta de cada turno diferirán según la industria y la organización. Pero un buen cambio de turno debería incluir, como mínimo, ciertos elementos clave.
Comunicación estructurada vs. no estructurada
Una comunicación no estructurada puede ser una conversación entre operadores o líderes que cubre los problemas principales. Por ejemplo, el líder de turno entrante podría llegar de 10 a 15 minutos antes para tener una conversación en la planta con el líder de turno saliente.
La comunicación estructurada se recopila metódicamente de forma consistente y estandarizada. El objetivo aquí es tener datos buenos y precisos del turno anterior. Una fuente de datos confiable que idealmente el software recopila automáticamente y el operador valida en tiempo real. Estos datos en tiempo real se pueden convertir automáticamente en un reporte e incluirse en el cambio de turno.
Compromiso y procesos para cambios de turno consistentes
El compromiso de que el líder de turno saliente y los operadores comuniquen el turno anterior. Para un cambio de turno exitoso, esto requiere tanto datos operativos como conversaciones entre personas. Cada parte —la entrante y la saliente— necesita el compromiso de comprender las áreas de mejora, lo que podría ser parte de un esfuerzo mayor de TPM.
La pieza faltante: mirar hacia el «futuro»
El proceso de cambio de turno le da al turno entrante una ventana clara hacia el futuro. Es la única oportunidad de advertir al líder de turno entrante sobre problemas que puedan surgir según lo que ese líder de turno está viendo del estado de operación actual.
Herramientas y software de manufactura sin papel
Una solución de planta digital y sin papel permite cambios de comportamiento. Hace que los líderes de turno sean más responsables al proporcionarles una herramienta para dar seguimiento a este KPI y comprender las mejores prácticas, y cómo su turno puede mejorar.
Los cambios de turno digitales también ayudan a involucrar a tus operadores y equipos de apoyo. Se les da a los operadores autonomía y responsabilidad para registrar la información de su turno, a la vez que se les da acceso al reporte digital. Esto impulsa el involucramiento en toda la planta y da al personal visibilidad directa de cómo su trabajo contribuye al panorama general.
¿Cuáles son los problemas que pueden ocurrir durante el cambio de turno y cómo se pueden superar?
El comportamiento humano y los horarios en conflicto pueden resultar en una desconexión durante los cambios de turno. Los operadores y los gerentes de planta son personas. Pueden tener buenos días, malos días y emergencias. Si el líder de turno entrante no ha llegado a tiempo, o el líder de turno saliente se ha ido antes, se perderá un cambio de turno cara a cara.
La falta de proceso y el escepticismo sobre el valor del proceso también pueden causar problemas. El cambio de turno debe tratarse como una reunión obligatoria con reportes y datos consistentes. Si una organización carece de un proceso, con SOP detallados y formularios (digitales) requeridos, es posible que el cambio de turno no sea tomado en serio por cada miembro del equipo.
Integrar los cambios de turno digitales con el Control de Intervalo Corto (SIC) y las rutinas de reuniones
El Control de Intervalo Corto, o SIC, se usa en la planta para proporcionar retroalimentación en tiempo real y mejora continua durante un turno. Información como los KPI, los problemas de calidad o los datos de producción se comparte entre los líderes de equipo, o entre ellos, para mantener una visión precisa de la producción.
Integrar el SIC en los cambios de turno digitales es una poderosa sinergia que puede impulsar aún más el OEE y minimizar los defectos.
Beneficios de las rutinas de reuniones digitales y los cambios de turno integrados
Con un sistema digital, los gerentes pueden detectar tendencias en los turnos y los SKU automáticamente, en lugar de necesitar introducir sus propias fórmulas en una hoja de cálculo para ver gráficas y líneas de tendencia.
Los sistemas digitales generan transparencia en toda la planta. Todos pueden ver los datos y todas las acciones abiertas (de la revisión del SIC). Esta apertura pone la responsabilidad en los operadores de cumplir con sus deberes y completar todos los elementos pendientes, y se da seguimiento al instante en el sistema.
Cómo contribuyen los cambios de turno al SIC por hora
Si realizas reuniones de SIC por hora y surgen acciones, el reporte de cambio de turno incluiría si estas acciones se han completado o no. Este paso adicional brinda responsabilidad al operador y crea un catálogo de acciones.
¿Se completaron las acciones? ¿Cuál es el resultado? ¿Se resolvió o no se resolvió? ¿Qué puedo transferir a mi próximo turno? ¿Hay algún cambio en el parámetro? El objetivo es operar de la forma más fluida y consistente posible.
Cómo contribuyen los cambios de turno al SIC diario
En un programa típico de operación de 3 turnos, la reunión diaria de SIC generalmente se lleva a cabo entre las 8:00 y las 9:00 de la mañana. Aquí, el gerente de turno puede obtener información de los tres líderes de turno para ver cuáles fueron las acciones de SIC de los últimos 3 turnos.
La información útil de estos últimos turnos, como los tiempos de avería, las pérdidas causales y los KPI específicos, permite a la gerencia prepararse de la mejor manera para los próximos turnos. Tener esta información lista y a la mano lo hace mucho más fácil que necesitar comunicarse con cada líder de turno sobre excepciones e irregularidades.
¿Cómo pueden ayudar mejores cambios de turno (digitales) a mejorar mi OEE?
Hemos cubierto cómo maximizar la utilidad de los cambios de turno, especialmente al integrarlos en la transformación digital de tu fábrica. Ahora veamos específicamente cómo los cambios de turno digitales mejorarán el OEE de la planta.
Los cambios de turno digitales dan seguimiento a los problemas de producción como nunca antes, ya sea en un plazo mensual, semanal, diario o incluso por hora. Con esta abundancia de información detallada, los equipos de operaciones y los gerentes pueden usar estos poderosos datos para descubrir cada oportunidad de maximizar el OEE.
Reducir los paros
Con conocimientos precisos sobre cada faceta de cada turno, se pueden tomar decisiones importantes de inversión de capital y de negocio con confianza.
Por ejemplo, los gerentes pueden usar datos históricos de turno para desarrollar un caso de negocio sólido para cambiar de proveedores y corregir problemas de materiales, problemas de máquinas y defectos que están causando pérdida de velocidad o paros. De la misma forma, elaborar la justificación para las actualizaciones de máquinas destinadas a reducir los paros es sencillo cuando tienes datos históricos completos al alcance de la mano.
Detectar oportunidades y tendencias
La visibilidad genera conciencia e impulsa el comportamiento. Tener un proceso directo e intuitivo para realizar y documentar los cambios de turno siempre te mantiene atento a los detalles.
La transparencia en toda la planta y la organización también permite que más responsables de la toma de decisiones tengan conocimiento del proceso de manufactura. Si el gerente de la fábrica o el gerente regional puede ver los datos, entonces los turnos son responsables ante todo el negocio.
Ejemplos de posibles ganancias de OEE con mejores cambios de turno
Evitar la caída de producción en el cambio de turno: menos datos manuales para que el personal pueda permanecer en las máquinas durante el cambio de turno (sin tiempo de producción perdido mientras se reporta).
Configuraciones y ajustes mejorados: al registrar las desviaciones de la norma, los operadores del turno entrante pueden reajustar sin necesidad de resolver problemas.
Aumentar la rentabilidad y optimizar la mano de obra
Los cambios de turno digitales dan a los líderes una imagen más completa de los detalles de cada turno, tanto desde la perspectiva humana (es decir, del operador) como de la máquina. La optimización del personal se puede lograr fácilmente mediante líderes de turno que comparan las eficiencias y la consistencia del turno tanto para la mano de obra como para cada proceso.
Además de eso, tener el alcance completo de la información te permite comparar y hacer benchmarking de los cambios de formato por turno frente a aquellos sin problemas reportados que afectarían el resultado.
